Editorial : Les outils de description BPM évoluent et sont de plus en plus agiles

Les outils logiciels sont un facteur clé de la réussite rapide et pérenne d’une démarche de recherche de performance fondée sur les processus métier. C’est un enjeu pour toute entreprise qui veut assurer une croissance pérenne. Ils sont même un élément du diagnostic sur la pérennité de cette performance. Les outils pourront s’appuyer sur des méthodes. L’un sans l’autre aboutit à des catastrophes, des déperditions d’énergie et des écarts parfois catastrophiques entre la stratégie et l’opérationnel du terrain. Les deux sont nécessaires et ne correspondent pas toujours au même type d’investissements. Les méthodes engagent des expertises, des formations, les outils engagent des investissements logiciels, une communication collaborative, une gouvernance, des contrôles automatisés, ….

Les outils de descriptions des composants de l’entreprise captent et restituent les données au travers d’une interface graphique qui s’appuie sur un SGBD. Sans ce dernier l’unicité des données ne sera pas possible, l’investissement ne sera pas mis à jour ce qui entraine déception, découragement, retour arrière. La base de données supporte un méta modèle, une architecture, qui permet de relier, d’associer tous les composants selon une classification comprenant notamment :

  • L’organisation,
  • Les données,
  • Les applications et composants fonctionnels ou techniques,
  • Les produits et services
  • Une consolidation centrée sur les processus.

L’ensemble est l’ossature d’un référentiel unique, cohérent duquel il sera possible d’extraire automatiquement des rapports d’analyses, de gouvernance, de contrôles, des cahiers des charges, des documentations techniques, des supports de formations, … afin de soutenir un pilotage éclairé de l’entreprise. Les logiciels permettent de se projeter dans le futur (simulation) en tenant compte d’un existant concret qui recueille du réel (type rétroviseur) pour piloter la performance.

Les progiciels de description de processus les plus avancés permettent une synchronisation automatisée avec les outils d’instanciation de processus (BPMs, ESB, API management,…) pour par exemple mettre en place des workflows, des parcours clients, logistiques, de communication, de support, de reporting, …. L’avantage est la cohérence directe et continue entre la conception et l’exécution. La barrière MOA MOE qui est un frein s’estompe et une plus grande agilité de l’ensemble se met en place. Les approches agiles de type DEVOPS renforcent cette nécessité de maitriser cette continuité sans quoi les dérives sont rapides et dangereuses.

Après avoir automatiser le passage de la description à l’exécution (process to execute) il est souhaitable de contrôler, auditer, piloter l’exécution avec des données réelles et un retour immédiat des anomalies, mais aussi des retours clients/employés ce qui n’est possible que dans un cadre collaboratif, coopératif, voire cocréatif. Le réflexe de repli sur soi, son savoir, sa position, est un frein que les solutions doivent aider à réduire en privilégiant la création de valeurs attendues par le client/employé (BtoC, BtoE). A titre d’exemple il est très pertinent dans des grands groupes de suivre quelles sont les données consultées par les employés sur le terrain avec la fréquence le niveau de détail, les documents consultés, le tout par profil. Les outils de type BPM ont la capacité d’analyser les contacts clients afin de préciser les parcours à leur proposer en lien avec les données collectées lors du déclenchement de l’instanciation. Cette approche est souvent beaucoup plus efficiente que des études marché décorellées du processus client.

Les outils BPM sont également le support de la cohérence entre la stratégie d’entreprise et sa déclinaison avec des indicateurs partagés, des actions correctives ou évolutives ciblées, … des tableaux de bord en prise directe avec la réalité, qui permettent un pilotage éclairé. Le monde bouge et les outils permettent un accès sans délais aux descriptions, évolutions, innovations pour toutes personnes concernées. Il n’est plus nécessaire de publier tout ou part d’un référentiel processus, mais bien d’exposer les informations sur les processus métiers dès que la validation est acquise.

Enfin les outils de BPM sont désormais dotés d’outils de gouvernance de leurs propres processus pour favoriser l’agilité et l’innovation attendues par les réalités du marché. Ils sont le support indispensable d’une conduite du changement efficiente au service de tous.

Enfin toutes ces informations sont désormais accessibles sur des mobiles spécifiques ou banalisés favorisant de véritables échanges entre la base processus et l’instanciation ciblée. L’information est accessible et les remontées immédiates.

Les outils concernent désormais non seulement les architectes, les pilotes de processus, les responsables de processus, mais aussi toutes personnes engagées sur la déclinaison de chacune des tâches.

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